导语:
从杭州古墩路的阿里发祥地湖畔花园,到2023年亚运会的主会场杭州奥体中心,只有30分钟的车程。
但如果我们能穿越回历史,大概率会发现——彼时湖畔花园里的那帮程序员们,打破脑袋也想不到,在不到10年之后,他们捣鼓出的协同工具钉钉,会给此次杭州“智能亚运”帮上忙。
一场体育盛事,我们注目的往往是有多少记录被打破、有多少运动员有精彩的表现。但少有人知的是,如此大规模赛事的背后,也上演着人类少有的超大型、跨组织、多项目的协同,它同样变化莫测、精彩绝伦。
为了应对这种超复杂协同带来的挑战,杭州亚运会组委会在亚运筹办时定下来一个目标——打造全球首个大型体育赛事一体化智能办赛平台,以期得到一次高质量的办赛。而它的能力载体,就是杭州本土生长出来的“亚运钉”,也就是为此次办赛服务的协同工具钉钉的亚运专属版。
无论是赛事官员、合作商、志愿者、场地工作者……只要手机上装上了一个“亚运钉”,就可以任意出入他权限许可内的赛事场所,也可以和数以万计的协作人员顺滑无阻地沟通,更可以随时打开和他的工作有关的数百个应用和数字工具。
当地表最强的协同工具与千头万绪的体育盛会相遇,会发生什么?
10万人的“亚运钉”
杭州亚组委、亚残组委副主席兼秘书长、杭州市人民政府市长姚高员说:我们在亚运筹办过程中,提出了一个理念或者说命题——怎么样用数字赋能亚运,打造“智能亚运”这样一个特色亮点。
“亚运钉”则是对这个命题的具象化实践和最好的回答。
“亚运钉”是此次杭州亚运会专用的办赛协同工具。它一问世,就首先要解决一个最基本的问题,就是怎么在临时性、虚拟性的组织架构中,快速找到人、找对人。
能实现这一点的前提,是亚运会历史上,第一次所有办赛人使用同一款协同工具去作为统一的入口、标准联络方式和工具平台。
其实,此前的成都大运会,钉钉已经显露身手,如为大运村超过6000人的组织划分、多架构实时在线提供清晰的组织通讯录,让工作人员一秒钟找到正确的人。
不过,亚运会的规模,远远大于大运会,复杂度也倍增。
亚运会的主场馆为杭州市奥林匹克体育中心,同时有56个竞赛场馆;在赛事方面,设有40个竞赛大项,是冬奥会的5倍,还有电竞、霹雳舞等新项目;有1.2万余名运动员报名,45个国家和地区的代表团参与;需要跨组织协调众多职能部门、浙江六地市、数百家省市单位、数十个高校等等,办赛用钉钉的使用者将超过10万人。
而在此之前,没有人做过这样的尝试。此前的类似超大规模的组织协同,会使用不同的联络工具,“一本通迅录比字典还厚,还是难找到正确的人”。
现在,一个亚运钉全解决,快速、准确找人,响应快,还能用到钉钉上的各种沟通协同工具,如钉钉群、钉钉会议、钉钉文档和审批,随时拉会拉群、协同编辑同一份文档、围绕统一规则走审批。
根据杭州亚组委方面的统计,7月亚运钉的消息峰值已经达到280万条,单日消息发送量超过20万条,单日线上会议近500场,平台上已累计沉淀近万份数字资产文件。
亚运会临近,绝大多数参赛人员都开始登上“亚运钉”开展筹备工作,这个数字随着赛事主会期的逐渐接近,正在逐步爬高。
当所有人统一了协同工具,能够快速上线、高效找人、实时协作,就避免了大型组织协作中响应慢、无序、部门协作不透明等问题。“地表最强协同”的第一步,就是将10万办赛人员先搬上亚运钉。
用好工具,你就有了自己的业务流
随着越来越多具体问题的解决,人们对亚运钉的能力也是刮目相看,不仅是基础的找人、沟通,在具体的业务流、工作流中亚运钉也充分发挥了它的作用。
首先是解决工作人员排班的问题。
亚运村运行团队人事培训主管张昕怡表示,亚运村包含1300多名工作人员,哪怕是同一个中心也会涉及五六种排班方式。“我们采用了亚运钉上的智能排班系统,可以为每个人制定个性化班次日程,也可以确保每个人了解自己的上班班次。”
其次是要搭建一套亚运知识的培训体系。
亚运办赛的工作人员并不一定都是专门的体育工作者,要掌握的知识也是千差万别。有些场馆还面临同时支持多个项目的问题,比如奥体中心综合训练馆要支持篮球、排球、克柔术等9项赛事。为此,该场馆的工作人员除了要学习通识课程,如交通、物流、信息技术,还要专门学习十分陌生的克柔术常识等专业内容。
以往遇到这种情况,要么是组织开大课、搞大规模线下培训,但这样涉及不同场馆、赛事的人员的时间协调问题,往往耗时严重;而如果通过印刷各种培训资料的方式,一个是培训效果很难验证,二也会造成大量的纸张浪费。
现在,借助亚运钉的直播功能,每个办赛人员都可根据自己的时间安排在亚运钉上自主学习,有效利用碎片化的时间,千人千面的开展培训计划。而且,所有的培训都可以实现“过程有记录、结果有考核、进度可监督”,从而让整个大赛的培训用完全分布式的方式进行,又用数据汇聚的方式集中沉淀。
一个更酷的应用是将亚运钉的视频会议功能嵌入MOC赛事综合指挥大屏,它的炫酷程度不下于你看到的任何一部科幻电影里的指挥中心。
它的实现原理,也并不复杂,就是在每个场馆里配置一套经过钉钉会议认证的硬件设备,当某个场馆出现紧急情况,需要指挥部决策和指导时,就可以通过亚运钉一键发起视频会议,用摄像头拍摄现场问题,将现场情况实时分享给指挥总部的工作人员,实时连线沟通,推动问题快速解决。
一个好的协同工具,可以打破时间、空间的限制,也可以汇入你的业务流。其中,只要每一个工具、应用都被拿来解决其所擅长的问题,最终自然会形成具有独特竞争力的工作方式。
赋予每个人创造工具的能力
普罗米修斯把火种带给了人间,而钉钉则把打造工具的能力赋予给每一个需要它的人,而这并不是一个比喻,而是现实。
钉钉在2020年就推出了低代码工具——宜搭,便于用户灵活构建各种应用,并在次年开始了低代码PaaS平台的建设,其价值在于将开发、IT、甚至数字化的权利下放给更多人,实现人人可用。
以这届亚运会为例,办赛前期和正式赛期,各参赛队都有训练的需求,需要预订训练场馆。尽管有56个竞赛场馆、多个独立训练场馆,但要保证每个场馆的训练有序开展,亟需一个场馆预定系统来统一管理。
这时候,钉钉向亚运办赛人员推荐了宜搭,在简单学习和流程梳理之后,亚运村的工作人员仅一天就完成了场馆预订系统的搭建,并且无需任何的代码,只用“拖、拉、拽”三个动作就搭好了这个系统。
如果仅仅如此,还不足以体现其“地表最强”。这个组委会的工作人员搭建的预订系统能力其实相当不俗——包括运动员可以随时实时查看训练场地的人流和余量,实时决定是否参与预订;也可以在临时发生需求变动时,在应用中提交变更信息,直接取消或变更时间、地点等。
可见,搭建系统的工作人员虽然不懂代码,但是非常熟悉业务,因此搭出的系统很专业。
而这种现象,越来越多的出现在办赛前期。在亚运村,工作人员还使用宜搭搭建了亚运问题工单系统、亚运村物流服务申请、非赛时电瓶车接驳需求工单等数个应用。
当低代码应用被广泛使用、并集成到亚运钉工作台的同时,更多的三方应用也可以方便地集成到工作台统一使用。
目前亚运钉上已经集成了293个应用,涵盖行政审批服务、会议服务、培训服务、赞助商服务、气象服务、医疗服务、志愿者管理等各个业务领域。
只需要一个亚运钉,就能打通各个系统之间的连接,这得益于钉钉的“连接器”能力。简而言之,各种应用通过连接器的方式链接,从而使功能和数据都被“亚运钉”集成。
更强悍的是,这些应用和钉钉实现的不是“单点打通”,也就是实现的远不仅仅是某一个应用和钉钉间的互通,而是说,这293个应用,现在已经非常无缝地集成到了亚运钉平台上,对于用户来说,一次登陆就可以进入到很多个应用,且各个应用之间的数据也是互通的,甚至是可以互为审批和写入的。
这是一种非常可怕的能力。
对这些应用来说,用最低的成本实现了和亚运钉的打通;对亚运钉来说,用最有效率的方式增加了近300个专业能力应用模组,而且随着越来越多的应用加入,最终会形成以办赛为抓手,以技术为支撑,以先进的工作方式为指引的一种“地表最强协同”新模式。
总结说就是——无论是低代码还是连接器,本质都是让人们更好地、更低门槛地使用工具。而这些工具系统的背后,皆是办赛工作人员掌握了先进生产力,使得用工具再造工具人人可及,并把一个人的智慧变成多数人的工作方式。
史上最“智能”的亚运
应该说,本次活动的组委会,对杭州亚运会的“含智量”的要求和期许是非常高的。
如杭州亚组委执行秘书长、杭州市副市长陈卫强就指出——杭州亚运会将着力打造“智能亚运”金名片,进一步完善以赛事综合指挥大屏和参赛端的“杭州亚运行”、观赛端的“智能亚运一站通”、办赛端的“亚运钉”组成的“一屏三端”数字化服务体系。
当前,生成式AI大模型出圈爆火,而钉钉也宣布完成了17条产品线、55个场景的智能化再造。但如何进一步用AI提升亚运办赛的效率,是一个落在真实场景里必须通过的考验。
而从笔者观察的角度来说,亚运钉对AI的应用,没有刻意突出“炫”和“酷”,而是在最需要的地方,用上了最恰如其分的能力,这恰好体现了钉钉对于AI能力的深层次理解,以及高度的务实。
亚运会是一次全球性的赛事,参赛国家和地区多达45个,涉及多语言的协作,解决跨国沟通的难题。
例如,组委竞赛部和oca官员的赛事技术问题沟通,就利用了钉钉会议里的字幕功能,实现语音转写和实时翻译,进而保证跨语言沟通畅通无阻。
此外,在钉钉的消息沟通中、在钉钉文档的文本处理中,也可以一键实现跨语言翻译,支持多达21种常用语言的互译功能。
对于生成式AI来说,智能搜索和问答也是一个高关注度的应用场景。对此,钉钉的AIGC问答机器人可以根据志愿者的提问给出智能回复,提高信息获取的效率,让亚运信息随“手”掌握。
这些提问往往都是很细碎,比如亚运钉的下载地址、志愿者要做哪些工作、某项比赛的规则是什么……以前这些碎片化的问题很难汇聚,即使进行多次线下培训也难以保证工作人员和志愿者都掌握到位。
但现在,生成式的机器人就藏在亚运钉里,它已经学习了整个亚运知识库的内容,还可以从不断新增的钉钉文档、PDF资料中提炼新的知识,不但会针对问题生成一段总结摘要,提供原文档出处,而且提供的消息总是最新的。
更为重要的是,这些在钉钉知识库中积累下来的旧识新知,还会用数字化的方式永久保存,它们既是这次大赛最好的数字藏品“亚运记忆”,可以在未来的某个时候精确地复现某个历史细节;它们也是优质的训练数据集,用来打磨更为专业的针对体育垂类的大模型;它们也会成为此后国内举办各种大型体育赛事的一笔数字化财富。
借助亚运钉,杭州亚运会智能办赛的理念得以更好地落地。亚运钉如同一部梯子,让AI以工具的形态进入亚运办赛的各种场景中,让智能化从概念变成实实在在的助手,帮助办赛人员进一步释放生产力、解决真痛点。
结语:工具用成什么样,主要取决于用工具的人
亚组委广播电视和信息技术部副部长张鸽说,“一部手机掌上办赛”,这在杭州亚运会的筹备中成为了现实。
但是其决定性因素的,还是人,使用工具的人。
古代思想家荀子说过,君子生非异也,善假于物也……这句话很明白地说了,人与人本没有大的不同,但有能力的人更善于利用工具。
钉钉的本质是工具或工具体系,离开使用者,就无法彰显其价值。唯有使用者才能赋予它价值和活力,这才是它拥有最大公约数的前提。
为什么能做到?答案其实很简单,就是“地表最强协同工具”遇到了最善于使用它的人和团队。
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