P.B.A.T. —— 我的基于 Notion 的人生管理

P.B.A.T. —— 我的基于 Notion 的人生管理
2020年08月04日 19:22 少数派sspai

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文章代表作者个人观点,少数派仅对标题和排版略作修改。

TLNR 版

P.B.A.T. 是我上手 Notion2 周后,给自己搭建的一套 Notion 数据和页面体系,以及对应的工作流。从命名上可知,我有借鉴 Tiago Forte 的 P.A.R.A 体系,其实研究过程还有关注 Zettelkasten 卡片笔记法,August Bradley 的 PPV 体系等等。大师们的体系都很厉害,但适合自己的才是最好的。感谢 Notion 是这样一个高自由度的产品,让我摸索着打造出了属于自己的一套方法。

P.B.A.T. 是什么?

P(Project)目标项目管理B(Brain)第二大脑A(Archive)人生存档T(Tools)工具箱

核心理念 :以终为始,分级深化,以输出和复盘逼自己行动,以最无脑执行的工作流让体系跑起来。

前言

原来的我,想做的事情很多,做完的事情很少。

网课泛滥、知识「服务」泛滥的年代,我也曾立过 flag 要跟个课学点英语。计划的时候很激动,挑产品挑花了眼也投入很多精力,但到了执行的时候,执行了几天就忘记了初心,失去了动力;身为一个互联网狗,很容易接触各个领域的知识,但却」无力「深入研究。从一个知识点发散出去,相关的信息真实太多了。只会发散和焦虑,最终浅尝辄止。

最终的结果就是:曾经作为兴趣去了解了的领域,没有应用,没有实践,浮于表面,慢慢淡忘;接触到新的领域似乎感兴趣,却又不敢轻易尝试了。现在,总觉得自己什么都大概知道一点但不是真的懂;已经不是后浪了,痴长的这些岁月大概都喂了狗。

其实一开始使用 Notion,并没有期望一个工具来解决我这样的问题。(主要是听说他个人账号永久免费了来体验一波的)没想到用着用着就开始打造自己的主页、开始思索页面怎么布局、什么内容记录成数据库这些问题,然后越陷越深 ...

附:本文配图是自己的 Notion 工作区截图,因为个人习惯的原因,我的自产内容往往框架是英文,实际内容又有中文。多多少少影响观感,抱歉。因为要和配图关联,又要尽可能把事情说明白,文章中我尽量中英文名词都指出。

P.B.A.T. 是什么

P(Project)目标项目管理,借鉴 PARA 里的 Area 和 Project 思路,让自己聚焦在有时间限制,有具体可量化目标的 Project 上。B(Brain)第二大脑,让我日常接触到的各路信息有处安放,我无谓的好奇心可以抒发。Notion 的 Database 理念,让我可以非常灵活的调整自己的关注库,方便回顾,也方便做 Project 执行时按主题调取A(Archive)人生存档,和 PARA 的 Archive 不一样,这里放我的每日、每周、每月甚至每年的记录,是我的电子手账。一方面可以记录每日信息,另一方面,又可以灵活的从 Todo、Project、Brain 库里取信息参考。实实在在的发挥出了电子手账的信息处理的强大性;Notion 的 database 真是好用,把自己的日常记录信息记载以数据库的形式组织,也可以在别处随意的调用、参考。不管是整理数据,还是回顾一个阶段的足迹,都非常好用。T(Tool)工具箱,这里是一个个我自制的 Notion Page。这些 Page,我应用了 Page-as-an-App 的概念,每个页面可以当做一个工具使用。我给自己设定的工作流,就是利用这些工具型页面,将前面三个库以一些固定的步骤联系起来。完成我的工作流,就完成了项目、大脑库的积累,也完成了每日、每周的个人记录存档。

可以说,P 是我原先的 Omnifocus,B 是我原先的 Pocket/ 收趣 /http://Raindrop.io 之类的收藏工具,A 是我的手帐,T 是我的工作流。

(顺便回顾一下,我在 Omnifocus 里践行 GTD,死在了 Project 管理上;用过甚至买过好几个「稍后阅读」工具,死在了有存没有读上;手帐,死在了手残上 ...)

现在,在我的 Notion-PBAT Workspace 里,我可以通过自己定义的工具和工作流,将 P\B\A 三大部分内容都整合起来。

终于,可以实现好好管理自己的人生了(大爱)

我的 PBAT 实践

首先,展示一下自己的首页。

我目前的命名为 Guides(指路牌)。虽然名字平平无奇,却挺符合本质的。这就是一个目录页面。不过,我可不是拿 PBAT 的体系目录直接来当目录的。

什么时候我会来 Notion 的首页,而非直接去某个特定页面呢?一定是我在一些日常事务的空档间隙,有个空,喘个气,暂时没有明确目标的时候。

首页的设计,带着把时间管理和事务管理游戏化的思路。我可以选择几个角色。不同的角色,去向不同的页面。

Collector(收集者):简单记录Technician(技工):干就对了Librarian(知识信息管理员):有点空、心情对的话,来理一理随便哪个资讯库或者信息库Manager(管理):做周复盘、月复盘、核对人生目标、领域和项目精力

来到指路牌之时,我就想像自己是一个游戏主角。现在我的心情如何,带上什么角色帽子,就去做什么工作。

一个人是一个公司,自我管理要举重若轻。减少思考,减轻负担。这是这个首页希望起到的作用。

1)Project 部分

P(Project)目标项目管理。自上而下分为 n 个数据库,分别是:

领域 Area

我这里的领域 Area,比 PARA 里的 A 更大一些。PARA 体系里,可能所属公司算一个领域、一个技能一个领域、某个圈子兴趣也算一个领域。而我的 Area,更像人生的大分类,目前我的 5 个领域分别是:Basic Life,Life Plus,Family,Career,Social。这 5 个领域,前两个是内修,后三个是我和世界的关系。

领域虽然是一个数据库,但是确定好了基本不需要频繁更改。而我常使用的一个页面反而是 Tools 里的一个展示领域和项目间的关系的页面。浏览在不同领域下的我有哪些项目,其实就是检查我的精力花在哪些方面

Basic Life 和 Life Plus 的差别:Basic Life 是生活基本要做的事情,例如护肤打卡,保证 7 小时睡眠,注意牙齿清洁,家庭日常收纳;Life Plus 指我想要的更好、更精致的人生,有愿望清单,也有读书、学英语这样的技能愿望。Family 是和家庭相关的。Career 不完全是工作,更偏职业发展。Social 么,其实我的社交活动量远远不到要为之建一个领域的程度,恰恰相反,我太内向,太社恐,为人太被动,这块目前其实都没有项目,但在那里,每次复盘的时候都会提醒我目前的空白。

项目 Project

借鉴 PARA 里的项目定义,我的项目也需要遵循两个必要要求:要有时间,要有具体可衡量的目标

项目数据库的必填栏目是 Area、Name、Definition of Success、Status、Time Frame

每一个项目里的页面内容,都是由一个固定的项目模板创建的。模板我基本照搬 Maria Aldrey 的 Content Project Template。这个模板太好了,好到我几乎没有怎么改动,只在顶部加了一个更新记录。

模板包含 10 个标题,想要在这个项目上开始工作,就从第一部分开始逐渐往下填,10 个标题顺序涵盖了定义项目、分拆目标、研究、撰写大纲、交付计划、分析效果、复盘总结这一套完整的流程,填到最后,项目就达成了。

在项目的前期阶段,回答问题 1-3;项目进行中,主要在 4、5 上工作,直到 6、7、8、9 都完成,其实这个项目对应的交付物和交付都准备好了。10 则是复盘回顾。

以终为始

虽然用了一些偏项目管理和软件开发的词汇,但实际上,这套框架可以用在任何项目上。有句烂大街的话说「人人都是产品经理」。任何事情如果需要花精力去做,它势必是有所产出的,那么就把它当做一个产品来创造和运营,关注受众、关注结果。这是我从事产品设计 n 多年深深体会的一点。

项目任务

这没太多好说的。基本上是跟项目强相关的,从项目页面做任务分拆时拆出来的步骤任务

日历

约定好的事件。用好 Notion 的 Calendar view 和 filter,日历也不再需要了。

独立任务(非项目任务)

这是 todo 系统的一个补充库。装一些我偶尔想到或者偶尔发生的待办事宜。

我之前的 GTD 实践,常常觉得不好处理项目任务和一些偶发任务的关系。比如想到要去物业交物业费,或者想到有空调研下上海大观园看看适不适合安排一次家庭游览。这些偶发事件是需要记下来的。但是往往并不在任何一个提前计划好的项目里面。之前用 Omnifocus 时,我总是要为这些事情增加一个 Single Action 项目或者 Misc 项目。但是这又和项目「必须要有时间规划和可衡量的目标」相违背 ...

后来我发现,这类 todo 不需要很重的管理,只需要记录下来。有具体时间的,适时提醒我;我有空的时候再过一遍这个库,看到哪个顺眼就搞一搞就好~

Task Inbox

上述的 todo,其实分的比较细。并不是每次有个待办都要想一下算哪类的。Omnifocus 的经验让我设置一个 inbox。

我的 Task Inbox 是日清的。实践下来每天新增的需要整理的,也就十几条。

小结一下

从拆解人生目标开始,到我当下要努力的领域,乃至当下有哪些需要具体完成的」项目「,这些都是需要静下心慢慢写出来的。回想我之前失败的 GTD 经历,最大的困难就是什么都是 Project,花好几个小时整理出的项目和任务列表,已经耗尽了所有精力。

其实我一直是一个不太知道自己真正想要什么的人。曾经不敢面对这样的问题。不过,现在已经可以慢慢调整心态。其实,找到自己的方向和经营企业一样,本来就是要探索和试验的。即使不确定成功,起码需要先放下负担,轻装前行。

我的 P 部分,本质上就是好几个数据库。但在日常使用时,我是不会一个个数据库整理过去的。领域已经确定,目测一两年内不需要修改了;项目任务是直接从项目里分拆而来的,直接跳过 Inbox。独立任务、日历都是从 Task Inbox 处理来的。

感谢 Notion 的强大,日常采集和记录全平台都可操作。我给自己设定了好几个工作流页面,通过每天的日清日结、周循环等几个页面,就能够保证数据库的内容详实、信息更新。这些工作流页面都在第四部分(Tools)里。

需要自己主动做的事情就一件:坐下来,进入当前要花精力的项目,干活!

2)Brain 部分

B(Brain)第二大脑:Second Brain 和 Read It Later(稍后阅读)两个数据库

稍后阅读都是文章,只要有标题、URL 即可;Second Brain 则是各种零碎相关的知识点、关键词、资源站等等,往往是我手写的一两句话做提示即可。因为数据组成有明显的差异,我就分了两个库。但基本上是同等对待的。

我的第二大脑的概念和执行法非常简单:把日常被动接触的、主动搜集的资讯信息全都聚合到一个地方,并且打上项目相关的关键词 tag。那么当进行相关项目的时候参考和引用即可。我之前用各种工具存了很多资讯和网页,从来没有真正觉得它能成为我的第二大脑。而在 Notion 里,通过数据库连接,我发现有奇效。

举个例子,大概一周前,我给自己定了一个 Project,叫做「梳理清楚自己的 notion 体系,并且发文分享」。按照 Project 模板,第 5 部分的 research,我把我的两个大脑数据库,以及 todo 库关联了进来,大概长这样:

前面三个可展开的数据库,分别是我没有打过标签的稍后阅读、待办事项、二脑库。我在项目计划时展开他们,浏览一遍标题,和 Notion、GTD、笔记体系相关的,我都打上」生产力「标签。然后就合上。

后面三个库,只展示刚刚挑选出来的稍后阅读、待办事项、第二大脑库。展开效果是这样的:

Ta~Da~

之前积累的资讯,不管是读过没读过的,只要和这个项目有关的,都在项目页面里面了。而我项目过程中对 notionGTD 相关的零碎思考和想法,也都在了。

这篇文章的产出过程,其实就是不断的参考别人,思考,撰写自己的思路感想片段,最终整理出大纲,调整行文,修饰文稿的过程。

泛兴趣收集与有限管理

有「稍后阅读」习惯的人很多,也常常有人调侃,RIL(Read it later 稍后阅读)本质上是 RIN(Read it never 再也不读)。我也苦于此久矣!

但后来发现,我没有办法因为没法处理这些 RIL,就不存了。其实世界很大,故事很多,那些能被我刷到、看到、关注到的信息,如果能诱发我一点点主动的关注欲望,其实已经经历了几层过滤。不存不看,对于我是一种「反好奇心」的事情。

那存了很多东西怎么办呢?嗯,后来我就习惯了。(手动狗头 .jpg)

给自己一个预期,「稍后阅读」只需要有限管理,既然是泛兴趣收集,信息沉寂是必然而且必要的。人的精力是天然的过滤器。当时没有空,回头想不起来,那说明这件事对我不重要。如果重要,那它一定会再次出现。

我的「稍后阅读」有限管理是如何做的呢?

我只针对自己最近在进行的项目,给 RIL 库打标签。比如我目前有这个 notion 使用分享的项目,我最近就会打「生产力」这个标签。所有我觉得和 notion、笔记应用、知识管理、时间管理等相关的文章,都会打上这个标签。在项目的页面,

我也不再为自己专门安排时间,来阅读 RIL 库存了。所有的精力都应该是项目导向的。只有项目页面关联到的,我才会做深入阅读,笔记,写自己的感想。(这一部分笔记的深化不在 Notion,而在 Obsidian)

那么,那些和当下项目无关的 RIL 是不是就再也不会出现呢?嗯,没关系。收集的那个操作,也是能带来满足感的。(手动狗头 .jpg)。

后来,我发现 Notion 还给我带来了小惊喜 。在 Notion 的里将文章收集进数据库,自带创建时间,也就是收集的时间的。有时将自己的 RIL 库拉出来,按照时间倒序排一遍扫一眼,清晰地看出来,我前面一段时间曾经对那些主题、话题感兴趣,狂存了一些资料;也能看到,有哪些话题反复的出现在我的时间线里,或许我对此感兴趣只是一直没有机会。这些发现都是因为个人数据积累带来的洞见,而且是别的稍后阅读 app 从没有给到我的。

3)Archive 部分

A(Archive)人生存档:依旧也是几个数据库,从名字就能明白意思

Call Outs(胡言乱语)Journal(每日发生了什么,每日照片)、Daily Stats(起床时间、睡觉时间、投资账目市值、收入、支出、各种每日习惯打卡 ...)Weekly Recaps(兼顾文字记录和数据记录,包括:本周项目进展、任务进展、周日历、账目情况等)Monthly & Yearly(其实目前还没有建。之后要有的)

我的 Call Outs 页面(此处感谢 Notion 中文社区的群友 @Yrodeba )

我的 Journals 数据库

我的 Daily Stats 打卡页

Journal 是每日记录。本来一些每日数据是写在 Journal 里面的。但是后来数据越来越多,我怕 Journal 的 property 会多到头皮发麻,所以复制出新的数据库专门存数据型内容。Journal 则专注在文字的记录和想法记录上

4)Tools 部分

T(Tools)工具箱:亮点来了。首先展示一下我的 Tools 部分目录

Guides

Guides 就是首页,前面已经解释过了,用情境和角色,引导自己去向该去的地方。虽然在层级上只是 Tools 的子页面,但 fav 之后在左侧栏独占一区,非常有地位

我的 Guides 首页

Today‘s Happening

这是每日最常去的界面,也是我案前工作时常开的界面。

这个页面有三个区域

头部:本周 Highlight(上一次周总结定下的,这周要提醒自己的话。不需要改变)中部:想法 Inbox(Thoughts 数据库,筛选今日创建,按时间倒序排序)主要部分:今日时间线(左侧是计划,右侧是实际)

我的 Today‘s Happening

因为 notion 的移动端 inbox 非常好用,所以,非案前工作的时间,如果我有啥想记的,都记录在 thoughts 数据库里,回到电脑前,在这直接就能看到了。

时间线部分,把我一天的时间分了块,左侧计划在早上一天开始时就定下来了,但右侧需要自己主动填写,把每个时间块都填上就好。如果我在外不方便编辑,就直接写 thoughts。因为 thoughts 自带创建时间,然后晚上整理时间线的时候,把内容搬过来,放在对应的时间块里就好了。

这个页面起到的作用,就是在「日」这个最小的循环单位里,辅助我记录琐碎、安排精力。并且引导我在计划的,该花精力的地方花精力。

每天晚上,在 Today‘s Happening 页面新建一个 Journal 当日记录,把写好的实际时间轴,复制进去作为当日内容

Daily Task Generator、Weekly Look-back 和 Area&Project Alignment

这几个页面,是典型的应用页面,也就是我以 Page-as-an-app 的思路给自己定制的工具页面。它们对应着我的日循环、周循环、月循环的日常复盘操作,大概是这样的

日循环:

每天早上,整理出今日要做的任务(Daily Task Generator)将今日任务贴进 Today's Happening,并且安排在今天的不同时间。白天,工作、生活的同时参考今日安排,需要时可以随时记录当下在做什么和当下的想法感悟(Today's Happening)睡前,将今日的情况贴进今日日记页内容。Daily Task Generator 和 Today's Happening 重置

我的 Daily Task Generator(每日任务生成器)页面

周循环:

每周末,用 Weekly Look-back,回顾本周的项目、任务、事件情况,整理出本周总结将回顾的数据和总结内容,复制到本周 Weekly 记录。Weekly Look-back 页面重置

我的 Weekly Look-back (每周回顾)页面

月循环:

在 Area&Project Alignment,检查 5 个领域的项目多寡,进展情况。评估自己在哪个方面花的精力多,哪个领域效果明显。将回顾总结内容,复制到本月的 Monthly 记录Area&Project Alignment 定稿锁住

Messy Box 一号和二号

因为我有很多数据库,光待办类就分为 project、project todo、single action 等等,数据库的维护对我就非常重要。我给所有数据库都定义了一个」V「属性,意思是已核对过。这个属性主要是确保我加某个数据库的内容,起码看过第二眼,检查过一遍。 在工作流上,我确保一个数据刚刚添加时,肯定不勾」V「(V 的意思是 Verified)。当时当我有一点零散的时间在电脑前,可以回顾一遍最近加了哪些东西时,就把没」V「的,看一遍。

例如从别的地方看到一篇文章,觉得不错但没空看,或者看完了觉得挺好值得存一下,用了 share to Notion 或者别的工具存进库里,当时是不管的。

但有时间的时候,可以理一遍数据库,就直接点进这两个页面。

这两个页面的内容很简单:展示 Thoughts、RIL、Single Action、Sec Brain 四个库的新内容。Messy Box 1 号展示今天新增并且没有 V 的;Messy Box 2 号展示所有没有 V 的。

Data Viewer

Data Viewer 其实是个目录页,里面有好几个 View

设置这个部分的原因,是我给自己设计的数据库的主要考量是数据类型和工作流。并没有特别在意数据的展示。在日常工作时我发现,如果聚焦当下的、需要进行的内容,减少数据数量,那么最常用的永远都是表格视图。

不过,Notion 其实给了很多很好的展示功能。例如项目看板,日历进程等等。

所以,Data Viewer 组里,我给自己设计了好些个页面。通过嵌入 Link to database,用不同的效果展示现存数据。一键直达,效果棒呆。

总结

呼,整个体系写出来还挺复杂的。想想自己也迭代了两周呢。回顾一下:

P.B.A.T. 是什么?

P(Project)目标项目管理B(Brain)第二大脑A(Archive)人生存档T(Tools)工具箱

PBAT 每个部分里面,具体怎样搭建,我的实践只是参考。每个人都可以在 notion 里创造最适合自己的「个人 app」。

我曾经是一个爱研究、爱计划,实际执行力非常低的典型「拖延症」。现在,病没完全好,但起码意识到了自己一些深层的心理痼疾。整理、分析、设计,也是我应对信息洪流的一种对策。对我来讲,Everything is in its place(每个东西都在该在的地方)能给我带来极大的安全感。

我的 Notion 的使用之路其实才刚刚开始,这篇文章,也是自己给自己规定的 NotionGTD 项目的产出。感谢你的阅读,希望你也能收到一些启发,去创造最适合自己的 Notion 「个人 app」。

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