不现场、不聚集、不吃喝,2021企业云年会来袭

不现场、不聚集、不吃喝,2021企业云年会来袭
2021年01月27日 22:19 砍柴网

云年会,和云蹦迪、云旅游等一样,是疫情特殊时期催生的新鲜事物。那么,这是否会和云办公一样,成为一种长久的刚性需求?

作者 | 黄枪枪

出品 | 极点商业

不知从何时兴起,年会对企业来说,因为是一年工作的结束,新一年的展望,有着不可替代的重要意义。

张灯结彩、人头攒动、奖杯高举、觥筹交错……以往,临近春节假期前,是属于各企业紧锣密鼓举办的年会。

在2021年疫情不确定性以及防控常态化之下,已有包括江苏、湖北、宁夏、陕西等超13个省份发布通告,要求取消各项群体聚会和密集型人员活动,年会也有了新变化。有些公司选择年会延期或取消,还有越来越多的公司,采用了不到现场、不聚集、不吃喝的“云年会”。

“与传统线下年会相比,线上年会其实也挺好。形式虽然有了变化,但不受场地限制就能将全国所有人聚集在一起,避免了人员密切接触,同样也能达到内部沟通、互动目的。”一家刚刚举办了“云年会”的企业负责人说,从实际情况来看,年会氛围并不会减少多少。

现在,上“云”举办年会的企业越来越多,甚至成为一种新的趋势——字节跳动旗下企业协作平台飞书提供的数据就显示,已有大量客户,计划通过飞书“线上年会解决方案”开年会。“这肯定是一种趋势,如同以前在线下使用真实的红包,现在人们习惯线上发一个红包。”飞书产品经理如此表示。

那么,这种新趋势下的“云年会”,到底能不能代替原来的线下年会?从这些线上年会参与者的故事中,或许可以看出一些答案。

0160多万业主和员工,一场“云年会”搞定

“传统年会,大多是针对公司内部员工进行。没想到,我们作为业主,也能参加公司的年会。”市民蒋先生说。

1月17日,作为彩生活服务集团业主,他参加了该公司举办的“云年会”,和来自全国其他地区的业主,以及彩生活内部员工一起,通过线上实时观看节目表演,并参与实时互动、刷弹幕,抢红包,“就跟平常看直播节目一样,感觉挺新鲜,很有意思。”

云年会发弹幕抢红包

“一共有60多万全国业主和内部员工,参加了云年会的线上直播。”在彩生活相关负责人看来,这种年会形式的转变,新颖有趣,如同打开了“一扇新大门”,找到了员工和全国业主更好的沟通方式。

彩生活服务集团是一家科技型的社区服务企业,总部位于深圳,已在香港联交所主板上市。和很多企业一样,年会对于彩生活而言,相当重要,从去年下半年开始,相关部门就在筹划2021年年会事宜,但疫情防控压力始终悬在头上。

年会怎么办,成了一个大难题。“我们日常都使用飞书办公,恰好看到飞书推出了‘线上年会解决方案’,公司研究了一下,觉得可以尝试用飞书来开一个线上年会。”上述彩生活相关负责人说:最后领导拍板,采用现场+直播的方式,举办一场“云年会”。

既然是“云年会”,那就要变得更新颖有趣。除了“高管年度汇报+主持人串词”小部分线下传统项目,表演节目、新春祝福视频都提前在全国录制好,通过线上展现。更重要的是,彩生活还以家人之名邀请全国各地60多万业主,一起在线上实时互动、“发弹幕”、“抢红包”。

新春祝福视频提前录好通过飞书播放

另一家同样在今年1月,采用“云”方式举办年会的某企业部门负责人说,1月初她所在公司也举办了线上年会。“公司将原计划用于酒店场地等项目的经费利用起来,购置了更多红包、奖品,员工可以选择在公司、家里参与云年会,通过手机就线上参加,反而让互动感变得更强,我甚至还中了个二等奖。”

“云年会”的兴起,改变的不仅是方式,打破的也不仅是时间、空间限制,还有职场人对年会的看法。

“以前,包括我在内,其实很多人都对年会避之不及。”罗媛就表示,以前年会穿什么、给领导敬酒说什么都需要提前考虑很多天,“最让职场人忧虑的是,年会节目表演一旦发挥失误,那么整个年会不但相当尴尬,甚至害怕给领导留下不好印象。”

今年,罗媛所在公司,同样选择了“云年会”。“听说是提前录好节目,到时线上观看。”这下罗媛再也不担心,自己表演是否会失常,以及穿什么、说什么、喝多少的难题了。

02不是简单把流程放到云上

不过,尽管“云年会”足够新鲜,但对长期习惯于线下办年会的传统企业来说,如何快速筹划好一场“云年会”,并不容易。

“我们这种传统行业搞云年会,需要一个有力的支撑工具或平台,否则很难落地。”Lucky在一家传统企业做行政负责人,每年的年会策划都是她的团队负责,今年她也试图把传统的年会策划转为线上,但这种转型来得太快,具体操作下来挑战难度超过线下。

首先是Lucky不知如何选择靠谱的平台。根据观察,目前在互联网平台上,各种“云年会”解决方案铺天盖地,但却良莠不齐,很多不过是把传统线下年会的场景、环节照搬到线上,新颖度不够,却报价高达数万元。

云年会吸引用户关键是足够要有趣互动

此前,也有媒体报道称,有一家400人的企业做了一场“云年会”,但直播和录播总观看量才800人次,估计实际观看的人数不到200。“领导总结、颁奖、个别的游戏互动,流程如果套路化,很难吸引员工去观看。”

“如果仅仅是把讲话、节目表现放到线上,那么就没什么意思。”一家企业负责人就说,根据他的观察来看,在“云年会”呈现形式方面,其实目前很多线上年会还处于发展初期阶段,无论是玩法,还是技术。

综合诸多企业需求来看,对于“云年会”来说,目前最重要的有几点。一是在节约成本的同时,解决方案需要更简单更高效;二是有多少创意、以便加强互动感,吸引员工的专注度;三是平台技术的成熟度,能否最大限度保证人数众多参与时的流畅度和互动性。

这几点,是这些推出“云年会”的平台,能否脱颖而出的关键。

“为保障线上年会气氛,我们专门升级了视频会议功能,提供一键美颜、虚拟头像、虚拟背景、实时弹幕、直播红包抽奖等实时互动功能。”飞书相关产品经理负责人接受采访时就表示,在互动玩法方面,飞书“云年会”解决方案,提供了“你画我猜”、“春联创作”、“灯谜竞猜”、“五子棋大赛”、“红包大战”等多种在线互动游戏。甚至,还支持定制企业个性化直播页面,让年会更有专属感。

“对于我们来说,做云年会的初衷,是想连接和沟通各个地区的人,是一个跨越距离、减少成本的整体方案。”上述飞书相关产品经理负责人称,疫情期间,越来越多企业采用飞书里远程协同办公和直播会议,这也让他们看到了企业在云年会上的刚性需求,因此推出了可供千人同时接入、百万级直播技术支持的“线上年会解决方案”。

目前,在业内看来,作为企业在线办公工具,飞书最大优势之一在于协同办公。“企业规模超过两百人规模之后,就需要考虑更有效的内部协作工具了。”这是蓝城兄弟小米华润、得物、蔚来等选择飞书的理由。

通过审批应用采购,节省流程时间

飞书“云年会”方案的最大优势之一,仍然是协同高效——其“提供了包括年会筹备、策划、审批、采购、员工参与、效果评估以及智能留档等环节在内的一揽子服务。”简单来说,就是从前期筹备,到年会现场再到会后总结、回顾于一体,可以节省很多流程耗时,企业整体把控也了然于心。

并且,这个解决方案适用于所有企业。不分规模大小,不分企业领域。

这是彩生活这样有60多万人同时参加年会的全国型企业,选择飞书的理由之一。同时,也足以解决Lucky这样传统小企业的担忧——从这个角度看,飞书云年会解决方案不仅是远程办公基础上的延伸,更是传统年会筹备效率的全方位升级。

03如何让云年会成为长久趋势?

客观来说,云年会,和云蹦迪、云旅游等一样,是疫情特殊时期催生的新鲜事物。那么,这是否会和云办公一样,成为一种长久的刚性需求?

表面来看,疫情期间,各类线上办公软件持续火爆,释放了大量潜在需求,促使远程办公成为新时代主流。但实际上,据前瞻产业研究院引用数据,2017年美国超过八成企业引入了远程办公制度,有3000万人在家中远程办公,占美国工作人口的16%-19%。在中国,2018年远程办公估算约 490 万人。

这表明,即使没有疫情影响,远程办公仍是企业、员工的真实需求。疫情来临只是加速远程办公的发展,而不是“伪造”了一项特殊时期的、临时性的需求。

远程办公已是难以替代刚性需求。图/pexles

云办公成为刚性需求,重要原因是提供了线下难以提供的功能和作用——比如飞书、企业微信、腾讯会议这样数字化办公软件带来的高效性。云年会,想成为疫情过后的刚性需求,同样需要这些作用。

简单来说,就是“云年会”,需要给企业提供线下难以替代的新价值和新用途。

“线上年会并不逊色于线下。明年的年会,我们还会采用这种形式,让更多业主和我们一起共聚。”彩生活负责人说。

这个决定来自本次“云年会”带来的认知改变。实际上,通过移动互联网、大数据、5G等技术手段,年会不再是一个仅针对员工的内部聚会,而是公司品牌的一次大型宣讲展示机会。“对我们这样的公司来说,能够邀请到全国这么多业主一起参与,给员工的体验感,完全和传统年会不一样。而且,也能让业主看到公司的另一面,加深了业主和品牌的情感关联。”

“云年会”带来的品牌价值提升,是线下年会不可能带来的。彩生活相关负责人就称,他们除了计划继续采用“云年会”,还会将这种形式开放给全国各地。“现场+直播的方式,应用场景可以更加多元,有更大辐射范围;之后有更长时间准备,还可以考虑同步到抖音平台等。”

另一家就职于某大型企业的策划师,也认为这是一种刚性需求。“特别是对于全球化、多区域布局的企业来说,不需要本人风尘仆仆赶到现场,就可实现多种互动模式。”从这个角度来看,这也是在快速、激荡的商业世界里,一种快速反应的应对方式。

对平台而言,这意味着需要不断升级,以提供更多功能去引领这种趋势。

比如飞书“云年会解决方案”,虽然已经满足企业年会的多种玩法,为企业提供全方位的服务,不过相关负责人表示,“我们会一直尝试拓展功能边界,未来会有一些面向创新的相关的点,让各种场景的参与度、沟通程度更深。”比如除了年会,还可以通过数字化工具满足更多如与节日、大型活动相关的特殊场景。

数字化潮流已汹涌而至,数字化工具在企业研发、生产、营销、应用、管理过程中的作用已越来越重要,这不仅是工具的转变,更是思维的转变。无论是即时沟通、在线协同文档、视频会议、共享日历、企业邮箱、云盘,还是“云年会”,其最终目的,都是为了实现高效的沟通、协作和连接。

如同字节跳动副总裁谢欣,早前在接受采访时表示,最早思考如何打造飞书时,他们考虑到做事情的两个层次:第一层是解决当前的问题,第二层是思考未来的可能,创造更具变革性的产品。

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