电子寻源是一种采购商品和服务的程序，它将技术与传统采购方法相结合，有效地征求和评估供应商的建议。目标是确保组织在获得最佳价值的商品和服务的同时，最大限度地降低成本。 电子寻源采用多种方法，包括提案请求 (RFI)、建议书请求 (RFP)、报价请求 (RFQ) 和在线拍卖。每种方法都有其独特的优缺点，可单独使用或结合使用，以达到预期效果。 在计划购买电子寻源解决方案时，必须考虑组织的需求和目标。选择适当的工具取决于项目的具体要求。选定一种或多种方法后，下一步就是制作适当的文件，并将其发送给潜在供应商。然后，供应商将提供投标书和建议书文件，必须对这些文件进行评估，以选择最合格的供应商。
电子寻源是如何运作的？电子寻源是一种在线采购流程，使企业能够利用互联网的力量找到最佳供应商，并获得最高性价比。通过电子寻源，企业可以找到新的供应商，收到来自多个供应商的竞争性报价，并最终选择最优惠的供应商。 电子寻源解决方案的核心通常有三个功能，即：1. 提案请求 (RFI)供应商回复的调查问卷。如果采购类别具有战略意义，则可对问题进行加权，并由跨职能团队对供应商的答复进行评分，以得出每个供应商的准确净加权平均分。2. 询价 (RFQ)或征求建议书 (RFP)征求建议书概述了采购项目或货物的规格、数量以及条款和条件，并将其发送给供应商。供应商为此提供商业投标。与内部利益相关者的合作以及处理供应商的询问都在线进行。3. 在线竞价在线竞价的三种基本类型包括反向竞价、正向竞价和荷兰式竞价。在线竞价有助于买方与多个供应商就多个类别进行有效谈判，使谈判过程对供应商更加透明。 通过利用 RFP、RFI、RFQ 和竞价，企业可以快速找到新的供应商，收到来自多个供应商的竞争性投标，并对这些投标进行并排分析，以确定能提供最佳价值的供应商。 通过实施有效的电子寻源计划，企业可以轻松节省时间和采购成本。电子寻源有哪些好处？总的来看，电子寻源解决方案都有五大好处。重要的是，每个企业都要阐明他们所寻求的益处或需要解决的问题，并确保他们所选择的解决方案能够实现这些益处。1. 更高的合规性与电子邮件、电子表格和电话沟通相比，在共享协作平台上执行采购流程可确保更高的合规性。强大的审计跟踪有助于审计团队了解有多少供应商参与、哪个供应商拒绝参与及其原因、谁批准了授标方案、谁对供应商的答复进行了哪些评估等。2. 缩短周期时间采购周期由两部分组成。首先是创建 RFI 或 RFP 所需的时间，其次是 RFP 发布后授予业务所需的时间。电子寻源软件使模板的创建和重复使用成为可能，从而加快了 RFX 的创建过程。为了缩短审查和授予业务所需的时间，买方应能在收到标书后立即进行审查并提供即时反馈。 此外，模板可使流程标准化，便于采购团队分享最佳实践。3. 改善协作采购人员与组织内部其他利益相关者之间以及与外部供应商之间的协作非常重要。4. 降低成本事实证明，竞价可为间接开支节省 9-11% 的费用。这是测试合格供应商竞争力的最佳手段之一。 竞争性招标书还向供应商显示排名/最佳出价，这有助于不费吹灰之力就能从一个供应商处获得多个出价。分配给所有供应商答复招标书的时间，比如 3 天或 10 天，对买方来说更有成效。 从供应商的角度来看，他们往往会对电子寻源解决方案做出更好的回应，因为他们更信任一个系统，而不是买方口头告知他们的信息。解决方案不仅要方便采购团队，也要方便供应商登录和参与采购活动。电子寻源采购系统解决方案毫无疑问，采购商和供应商都将从高质量的战略采购平台中获益，但这需要致力于改变旧习惯和流程，才能让电子寻源采购真正在企业中大放异彩。
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