辅料采购/补货流程关键步骤说明

辅料采购/补货流程关键步骤说明
2020年12月16日 14:29 连锁学院

汇总、分析

1) 新辅料采购时,主要是采购人员根据需求决定是否进行新辅料的采购;

2) 补货时,门店或者储运部根据库存情况,将采购需求汇总给监控人员,监控人员根据销售和库存信息,进行汇总、分析,最终根据分析结果填写《辅料采购申请单》上报给上级审核审批后交给采购人员

u 工作重点

定期汇总与分析

u 标准

最佳库存

商品中心/采购、监控人员

《辅料采购申请单》

供应商选择与谈判

1) 采购人员根据采购需求和现有辅料供应商的资源及合作情况来判定是否需要开发新的供应商;

2) 如果现有的合作供应商能满足需求,可直接进行价格和交货时间的确认;

3) 对于新开发的供应商,采购人员需进行询价、议价、定价、并确认质量、交货时间、供货能力、付款方式等

u 工作重点

充分了解采购需求和现有供应商合作情况,熟练应用与供应商谈判的技巧

u 标准

商品最佳的性价比,

商品中心/采购

《供应商信息登记表》

《供应商评估表》

编制《采购申请单》

采购人员根据需要编制最终的《辅料采购申请单》,需包括: 物品名称、编号、规格、图样、单位、数量、金额、总金额等细节内容

u 工作重点

在充分询价,议价的基础上编制《采购申请单》

u 标准

最佳库存、成本控制及采购时间

商品中心/采购

《辅料采购申请单》

《采购申请单》审批

1) 《采购申请单》首先交给商品开发部经理、商品中心负责人进行审批,审批通过后交给总经办进行审批

2) 审批不合格,采购必须重新找供应商进行询价、议价和定价,然后编制《采购申请单》,重新进行审批。

u 工作重点

及时审批,通常情况下2天内完成审批流程

u 标准

最佳库存、成本控制及采购时间

商品中心负责、总经办相关负责人)

《辅料采购申请单》

签订《采购合同》

1) 根据《采购申请单》,制订《采购合同》,《采购合同》要采用统一格式

2) 《采购合同》首先要经过商品中心审核,然后上交总经办进行审批和盖章

3) 合同要一式2份,供应商、总经办各一份,财务中心和商品中心保留复印件。

u 工作重点

物品名称、数量、规格,单价、金额等细节内容是否与审批成功的的《采购申请单》一致

u 标准

合理、有效、具法律保护性

商品中心负责人

《采购合同》及订单

付订金/尾款

1) 通常情况下,合同签订后,财务部支付订金,但是,现有的辅料市场行情是:如果不支付订金,很多供应商也是愿意订货的。

2) 通常情况下,货物交付后,需要支付尾款是辅料供应商,但是,现有的辅料市场行情是:尾款一般都是拖很长周期支付,有的甚至是交货后一年以上。

3) 所以,企业相关采购人员在开发辅料的供应商时,尽量找那些资金雄厚,在付款方式上能给予公司大力度的支持,财务中心在付款的时候也应该根据行情和供应商的实际情况灵活掌握。

u 重点

灵活支付

u 标准

付款周期不短于行业行情

财务中心

跟单、验货

1) 跟单人员要及时跟踪采购订单,了解生产、质量、物流配送的进度

2) 预到货时间要及时通知仓库或者商品加工厂,准备接货

u 工作重点

及时了解、跟进采购订单的生产、质检、交货进度与具体时间

u 标准

在货到总仓之前,要及时通知总仓相关人员

商品中心跟单、质检人员

《采购合同》及订单

是否直接转运

一般情况下,如果供应商离企业的总仓比较远,为了节约成本和作业时间,采购的辅料建议直接发给合作的服装制造工厂,但是鉴于企业目前的辅料供应商都是集中在常熟,所以,辅料的采购都是直接由供应商发到企业总仓,然后再配发给供应商或门店。

u 工作重点

根据实际情况判定是否直接转运

u 标准

合理安排

商品中心/采购

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