疫情期间驻印中企自救指南:(五)远程办公篇

疫情期间驻印中企自救指南:(五)远程办公篇
2020年02月21日 20:31 竺道

(五)远程办公篇

在疫情爆发不久,印度政府采取了一系列果断措施,其中就包括暂时禁止中国人入境印度。这打了几乎所有驻印中企一个措手不及。很快,一些在印度有分公司的中国企业开始出现中印员工工作沟通问题和印度人员管理问题。

沟通问题:本来面对面加笔纸可以沟通清楚的英语水平,现在在文字聊天和网络电话场景下效果大打折扣;

会议问题:本来跨部门的小沟通只需要三四个人去会议室一下就可以商量好,现在得相互问很久才能确定一个所有人都满足的会议时间;

考勤问题:中国主管不确定印度员工是否按时上下班,也不确定印度员工工作量是否饱和;

审批问题:纸质审批现在也没有中方主管可以签字,业务审批被迫转为邮件或微信群内的文字审批;

文档问题:众人反复邮件沟通修改同一份文档,极容易出现修订遗漏和版本不统一的问题。

这还只是众多跨中印办公问题中的冰山一角。以往,在印度业务发展初期,中国公司聚焦业务增长,往往来不及做精细化管理,再往后,一部分公司业务发展受阻,可能就撤了,再有一些真正想精细化企业管理的,马上就发现跨中印的协同办公很难找到好的解决方案。这是为什么呢?

即时聊天工具的拖累:中国职场对电子邮件的接受程度普遍不高,更倾向于用微信快速沟通。不少中国公司在印度落地后,把在微信上办公的习惯也加到印度员工身上,加上中国国内访问Whatsapp不畅,微信地位更加稳固,所以很多驻印中企的中方和印方在微信上讨论工作或者开视频音频会议。这满足了大部分公司的基本沟通需求,但也拖累着公司进一步往精细化企业管理去升级。

企业办公工具繁杂:对于公司来说,企业办公工具的迁移成本是相当高的,普遍希望可以一步决策到位。对于跨中印的公司来说,这个决策更加难做。

*即时通讯IM就有微信、whatsapp、钉钉、飞书甚至包括以邮件为账号体系的Slacks;

*办公OA就有Zoho、钉钉、飞书以及一大堆专门做考勤或者专门做审批的应用;

*云存储有DropBox、G Suite、OneDrive、钉钉、飞书;

*文档协同有G Suite、WPS、简书、飞书等等;

*任务协同有Trello、Teambition、WorkTile、飞书;

*视频会议有Zoom、飞书;

*企业邮箱有G Suite、Zoho、腾讯、网易、阿里云等等。

*其他还有CRM、知识库wiki、敏捷开发、原型图等等一些列SaaS解决方案。

难道精细化管理,就一定要同时申请开通这么多账号吗?账号太多,并且相互之间上下游并没有打通,割裂感很严重,解决了一些问题,又引来更多问题,工作效率和沟通成本也很高。而且这些工具,国内解决方案大多还没有正式海外化,英文界面都很弱;美国解决方案看似高大上,其实并不符合中国人的办公习惯,也不符合印度人的办公习惯。

多语言多文化:多语言好理解,当地员工大多都不可能用中文交流,最终工作文档和所有工具基本都得用英文或当地语言,但这也拖累了英文不够好的中方员工。而多文化的问题就更庞杂了,不同国家不同的工作文化,很多我们以为约定俗成的规定在当地国并不存在,如何统一一个公司的所有规定,在一个体系内按一个方式去工作,这也成为一个很大的挑战。

网速和服务器:网速是跨中印公司都不得不面对的难题,当年微信抢红包大战,在印度的因为时延都要吃亏许多。除非可以大到像华为这样专线直连,并自己开发OA的企业,不然大部分SaaS恐怕都会让跨中印的团队抓狂。G Suite在国内无法正常使用,全员开VPN也不实际,其他国外解决方案哪怕没有“被墙”,在国内访问速度也是慢到家。而国内解决方案如果是国内服务器,在印度访问更是慢到让人怀疑人生,如果是海外服务器,等人在国内访问,同样也可以把脾气磨成印度人。

那怎么办?无解了吗?

我们一直在探索跨中印的好的企业办公解决方案。终于,随着飞书多个新功能的陆续推出,我们终于找到最佳的解决方案,并希望向大家推荐。

功能全,all-in-one

其实在上面讲到多工具选择的时候,答案就很明显了,飞书是唯一一个同时提供所有主要功能的解决方案。

可以说,用飞书的话,一次部署就可以同时满足绝大多数需求。

不论中印,访问速度都很快

飞书是字节跳动旗下的企业办公应用,随着TikTok、Helo、Vigo等应用的海外化,早已在字节跳动海外x万员工内得到充分的应用和实践,所以飞书天然就有服务器全球部署的优势,使得用户不管在世界哪个国家,都可以快速访问。实测,飞书在国内访问和在印度访问的速度都很快,这是G Suite等解决方案完全无法实现的优点。

飞书是字节跳动推出的一站式企业沟通与协作平台,创新性地将即时沟通、日历、在线文档、云盘、应用中心等功能整合于一体,覆盖企业高频协作场景,让企业成员在一处即可实现高效的沟通,流畅的协作和敏捷的管理,全方位提升企业效率。

功能仍然在快速扩充中

字节跳动在快速成长中,把自己遇到的许多企业办公实际问题也都揉在飞书中统一解决掉了。这让飞书除了主打的功能外,处处都隐藏着贴心的小细节。比如飞书开发了自定义OA流程的多语言界面,不仅是客户桌面端和手机APP,甚至连OA审批和公告都可以分别设置中文和英语(还有日语)。举例,以往的报销申请,可能需要制作一份中英双语的或者纯英文的申请表,但飞书的多语言功能,可以让我们方便地设置中文和英文两套语言界面,同一个申请表,中国人看到中文的申请,印度人看到英文的申请。全员公告也是,中国人看到中文版本,印度人看到英文版本,从而避免双语信息过长的困扰。

飞书的多语言也体现在聊天界面,不仅每句话都可以手动翻译,甚至可以设置成系统自动翻译,中国员工和印度员工在群里可以各自输入中文和英文,对方可以同时看到原文和译文。

飞书的智能日历功能也很好的考虑到了多时区的问题,不同区域之间预定线上会议,大家看到的都是正确的当地时区,不会存在其他解决方案很少碰到的时区bug。

那么,飞书适合哪些类型的公司使用呢?

我们觉得首先肯定是互联网公司。大部分出海印度的中国互联网公司都采用了国内产品开发加印度商务运营的模式,因此在国内和在印度都配置了员工,中印团队之间需要在产品、商务、活动等多个项目上有大量的沟通工作。飞书的第三方应用商店里也内置了Jira等敏捷开发接入。

其次,对于铺有印度分销网络的消费品牌,飞书也是一个方便管理代理商、店员的优秀工具。可以统计店员的出勤情况、快速通知备货信息、线上销售培训等等。

对于制造型公司,飞书的打卡和审批也是帮助工厂管理工人的灵活手段。

疫情期间,飞书也推出了健康报备应用以及相关免费政策,推荐给想进一步精细化管理公司的团队使用。

财经自媒体联盟

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