您准备好改变工作方式了吗？Dialpad 的朋友们知道如何通过 7 个简单步骤提高效率。
维持高效的流程和强大的工作流程对于成功经营企业至关重要。
无论您经营的是拥有数百名员工的联络中心，还是管理着拥有一支小团队的虚拟律师事务所，业务流程都是公司运营的根源。这就是为什么定期审查流程并采取必要措施进行改进非常重要。随着工作环境恢复正常，现在正是做这件事的最佳时机。
Baklib 是一个灵活且面向未来的内容中台，可帮助编辑人员管理和开发人员将内容提供到移动或 Web 应用程序中。释放团队的潜力，创造差异化的内容和体验；围绕客户/渠道/市场需求构建，而不是工具；独创的资源库+知识库+体验库三层架构，提前思考，保持领先。
本指南涵盖了改进流程和员工效率应遵循的七个步骤。遵循这些步骤将使您能够提高团队的生产力，并以正确的方式处理工作。
面临障碍
在我们开始七步指南之前，重要的是确定您在流程改进过程中可能面临的任何挑战。
您可能面临的两个主要障碍是自满和缺乏资源。
自满
想要待在舒适区内是正常的。但当谈到改进流程时，自满情绪会阻碍你前进。
员工，甚至管理层，可能会抵制变革，因为他们对现有流程感到满意。他们可能不愿意付出评估和改进现有流程所需的努力。
例如，如果员工对当前的打卡系统感到满意，他们可能会拒绝任何引入新时间钟计算器的想法，而你认为这种想法可以使打卡更有效率。
这可能会拖延或阻碍你的进度，因此你必须正面解决这个问题。确保你的团队知道改进流程可能会让他们的工作生活更轻松。
有了更好的流程，工作流程将更加顺畅，员工的压力也会减轻。
缺乏资源
在承诺对现有流程进行任何更改之前，务必检查您是否拥有必要的资源。
进行改进可能需要大量的时间、金钱和人力，因此有必要确定您是否真的有能力承担这项任务。例如，如果您认为需要实施适合小型企业的 CRM 平台，则可能需要检查资金并决定是否需要雇用额外的员工来运行该系统。
这种想法可能会让一些企业不知所措，并导致他们无限期地推迟改进计划。
然而，需要注意的是，对于一次性的改变，改进流程可以带来巨大的投资回报 (ROI)。因此，现在看来这似乎是一项艰巨的任务，但你以后会感谢你自己。
如何提高流程效率：7 个步骤
现在您已经评估并解决了所面临的所有问题，是时候开始工作了。
遵循这七个步骤将帮助您有效地增加流程，从而提高生产力并改善工作流程。
1. 评估当前流程
为了确定哪些流程需要改进以及需要进行哪些变更来改进它，您需要评估所有现有流程。
在查看当前流程时，重点关注其有效性。例如，可以调查销售数字、留存率和网站 KPI。如果某个流程似乎没有给您带来很多回报，那么可能是它已经过时了。还要查看流程的具体元素，以确定哪些是多余的。
弄清楚哪些流程有效、哪些流程表现不佳可以帮助您缩小列表。
2. 绘制所选流程
将相关过程可视化可以帮助您充分理解和解释它。从那里，您将能够做出明智的决定来改进它。
流程图是流程的直观表示。通过流程图，您可以更好地了解所涉及的任务、使用的系统以及负责该特定流程的员工。这是查看和剖析流程工作流程的好方法，并为您提供了思考改进方法的起点。
您可以投资一些工具，使流程映射过程更快、更轻松。您甚至可以投资移动应用程序开发并创建一个应用程序，您可以在其中跟踪任务、分配任务并在必要时发送后续信息。但是，如果您没有资金投资映射工具，或者没有时间创建自己的应用程序，请不要担心 - 简单的笔和纸组合就可以了。
3. 提出正确的问题
作为企业主或经理，您几乎肯定会对每个流程及其应用了解很多。但事实是，您的员工每天都直接与这些流程打交道，因此可能了解更多。
向员工询问有关流程的详细问题。让他们确认流程图上的信息，以确保您没有遗漏任何内容。当然，您可能知道流程中包含哪些步骤，但您可能不知道需要填补哪些空白。
假设您经营一家中型在线商店，并且想要评估您的业务处理销售数据的效率。您可能知道处理销售数据所涉及的所有步骤，但您可能不知道在繁忙的假日购物期间，您当前的系统很难跟上订单的大幅增长。
与员工交谈将帮助您了解有关此问题的更多信息，并允许您实施适当的解决方案。也许您需要查看您的云基础设施并考虑转向混合云。
无论您需要做什么，员工的投入对于达成解决方案至关重要。
4. 评估现有流程
评估流程的工作流程意味着确定流程的执行是否顺利和有效。这将帮助您决定需要改进哪些方面以增强工作流程。
也许流程中的一项任务非常复杂且耗时。简化它不仅可以加快流程，还可以释放一些员工的时间，让他们专注于其他任务。
您还可以查看流程中可能冗余且需要自动化的元素。也许您的订单管理流程目前由一组员工处理，但大部分可以由订单管理系统 (OMS) 处理。
在这种情况下，您可以考虑投资 OMS 软件，这将消除一个过时的过程并有助于提高员工的工作效率。
5. 做出改变以改善工作流程
既然您已经确定了流程的现有工作流程的有效性，那么现在是时候做出改变来改进它了。
首先列出您发现的所有缺陷，然后召集管理团队集思广益寻找解决方案。
列出可能的解决方案后，再仔细检查一遍——这一次，想想每个建议将如何影响整个流程和业务。它会对主要结果产生任何影响吗？你是否需要做出进一步的改变来适应它？
比如说，您决定将现有数据迁移到另一个平台，这样会使其更安全，从长远来看对您的业务更有利。知道如何做到这一点很棒，但您可能还需要将风险缓解措施融入到迁移中。
确保覆盖所有基础。如果发现改进不值得投资，请重新回到绘图板并再次集思广益。
保持开放的心态，把所有事情都写下来。每个想法都应该被考虑。
6. 与你的团队沟通
一旦更改完成并且流程更新，您必须通知您的员工。
例如，如果您选择集成新的工作流管理软件，员工需要了解如何访问和操作新系统。
尽可能多地使用沟通渠道，并包含尽可能多的信息。你不会希望出现任何混乱或疑问。
起草一份包含所有必需信息的传单，并举行培训课程，以确保每个人都了解情况。也许还值得研究如何改善与远程团队的沟通。
7. 审查新流程
改进流程的最重要步骤之一是检查您所做的更改。密切跟踪新流程并确定这些更改是否对您的业务产生积极影响。
如果您通过实施用于业务任务管理的移动应用程序改变了工作委派流程，请查看此变化如何影响任务分发、接受和完成的速度。
您是否看到了更好的结果？错误是否减少了？您的员工是否更加高效？
回答这些问题将为您提供确定这些变化是否改善了您的流程所需的指标。
请记住，进步是持续的。商业世界瞬息万变，因此您的新流程将需要在未来再次审查，以跟上时代的步伐。
最后
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